ЗАЧЕМ НУЖЕН ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Каждый из нас сталкивался с тем, что не хватает времени. Эта проблема довольно популярна во всех аспектах жизни: работе, отношениях, повседневной рутине и т. д. Нехватка временного ресурса вызывает стресс, а именно он является одной из главных причин головных болей, бессонницы, прокрастинации и депрессии. Чтобы справиться с этим, нужно научить себя расставлять приоритеты, фокусироваться на важном и структурировать.
КАК НАУЧИТЬСЯ УПРАВЛЯТЬ ВРЕМЕНЕМ
Существует множество техник и методов. Следует выбрать максимально комфортное и эффективное именно для вас. Если же вы не знаете, что лучше подойдет, выберите несколько методов, принципов, техник и попробуйте использовать каждую неделю новую. После каждой недели подытожьте результаты, сопоставьте с эффективностью и выберете самый удобный для вас вариант.
Сейчас мы рассмотрим несколько техник, методов и принципов тайм-менеджмента.
МЕТОД «90 НА 30»
Принцип метода «90 нам 30» заключается в том, что вам нужно выделить полтора часа на работу и полчаса на отдых. Во время отдыха вы дадите мозгу остыть и настроиться на следующие полтора часа продуктивности. Учеными уже доказано, что наш мозг не может быть сосредоточенным более, чем 90 минут. Он начнет отвлекаться на мелочи и снизит эффективность вашей работы. Именно поэтому между подходами следует немного отдохнуть для достижения высоких результатов. Также вам необходимо расставить приоритеты за принципом матрицы Эйзенхауэра.
МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА
Этот метод заключается в правильном расставлении приоритетов. Мы довольно часто сталкиваемся с тем, что не можем решить с чего начать, какое задание делать в первую очередь. В таком случае необходимо воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.
Данная матрица имеет четыре квадрата:
1. Важно-срочно – сделать
2. Важно-несрочно – запланировать
3. Неважно-срочно – делегировать
4. Неважно-несрочно – удалить
К первому квадрату относятся задачи со сроком сдачи. Например, домашнее задание в учебном заведении, оплатить коммунальные услуги, выполнить запрос клиента. Такого типа задания являются важными и одновременно срочными, потому что имеют дедлайн, поэтому их нужно делать в первую очередь.
Ко второму квадрату можно отнести дела, которые не имеют срока сдачи, но они безусловно влияют на ваш успех. Это может быть изучение нового иностранного языка, прочитать книгу, заняться спортом. Данные задания являются важными, но из-за того, что не имеют дедлайна, не обязательно выполнять их прямо сейчас.
К третьему квадрату относятся дела, которые не имеют особой важности, но выполнить их нужно. Это может быть бытовая рутина. Например, перестелить постельное белье, постирать его. Такие задания нужно сделать, но попозже, чтобы выделить время на дела с предыдущих двух квадратов.
И наконец четвертый квадрат. К нему относятся все действия, которые не несут никакой важности и срочности для выполнения. Сюда относятся полистать ленту в инстаграме или фейсбуке, посмотреть сериал или фильм. Перечисленные дела лучше удалить из списка вообще, по крайней мере отнести в конец списка.
МЕТОД «52 НА 17»
Метод «52 на 17» абсолютно аналогичен методу «90 на 30». Вам нужно выделить 52 минуты на продуктивную работу и 17 минут на отдых. Перед началом следует также расставить приоритеты, чтобы потратить силы больше на важное и срочное, когда голова свежая и не забита предыдущими делами. Данный метод подойдет тем, кому тяжело быть сосредоточенным длительное время. Очень важно во время отдыха не сидеть в социальных сетях, ибо они также несут информационную нагрузку и заставляют мозг работать. Поставьте таймер на 17 минут и просто ничего не делайте.
МЕТОД «ХОТЯ БЫ N МИНУТ»
Этот метод идеально подходит любителям откладывать «на потом». Суть метода в том, что вам перед началом задания, которое совсем не хотите делать, выделить любое количество минут на выполнение. Например, 10 минут выделяете на задание, в процессе мозг теряется во времени и вы тратите больше, чем 10 минут. Данный метод отлично подойдет для более мелких заданий, которые не требует восьмичасового рабочего дня.
ПОЕДАНИЕ «ЛЯГУШКИ»
Название не самое презентабельное, но концепция метода достаточно эффективная. В большинстве случаев мы делим задания на те, что нам не слишком сложно делать, и те, что очень лень. «Лягушка» под собой подразумевает именно второй тип заданий. Вам следует выполнить сначала то задание, которое больше всего не хочется, а потом остальные. Таким способом вы направите все свои силы на то, что тяжело, и оставшиеся задание покажутся вам легкими.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ПО ХРОНОТИПУ
Ученые утверждают, что существуют 4 типа хронотипа: львы, волки, медведи и дельфины.
Львы: люди, которые могут просыпаться без будильника с 7:30 до 10:00. Их работоспособность наиболее эффективна в промежуток 10:00-17:00, а лечь спать им лучше всего до 22:30.
Волки: это тот тип людей, которым тяжело вставать, но просыпаются с 7:30 до 12:00. Наиболее продуктивны до 20:00 и легко засыпают в полночь.
Медведи: данному хронотипу без проблем дается подъем с 7:00 до 11:00. Пик их активности в промежуток 11:00-18:00. Приготовиться ко сну и заснуть им лучше до 22:30.
Дельфины: эти люди могут просыпаться с 7:00 до 10:00 и без проблем уснуть обратно. Их продуктивность наиболее высокая с 10:00 до 18:00. Чтобы уснуть, им нужно отложить все гаджеты за два часа до сна.
Если определите, какой хронотип вы, то без проблем сможете составить собственный график работы.
ПРАВИЛО «1-3-5»
Прежде всего вы должны выделить 9 задач на день: одно высокого уровня сложности, три среднего и пять низкого. В приоритет, естественно, поставить сначала более тяжелые дела. Со временем вы можете скорректировать правило под себя. Например, не 1-3-5, а 1-2-6.
ГРАМОТНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ НА ЗАВТРА
Такой способ отлично подойдет тем, кому тяжело дается ранний подъем. Вам следует составить план на завтра с вечера, чтобы оценить нагрузку дня. С утра в спешке наш мозг может упустить какую-то задачу или даже несколько, потому что еще до конца не запустился режим работы. Планировать с вечера можно как личные дела, так и рабочие.
ДЕДЛАЙНЫ
Дедлайн – срок выполнения задачи. Ставьте себе дедлайны, потому что именно они стимулируют работать быстрее. Исследователи утверждают, что даже самоустановленные сроки сдачи способствуют выполнению дел. К сожалению, они работают хуже, нежели дедлайны, установленные кем-то: начальником, куратором, родственником. Чтобы имплементировать самоустановленные дедлайны, вам нужно иметь хорошую самоорганизацию.
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ НЕТ НИ ОДНОЙ СВОБОДНОЙ МИНУТЫ
Возможно, вы пользуетесь методами тайм-менеджмента, но все равно не хватает времени на выполнение того или иного дела. Тогда вам следует записывать каждый свой шаг с момента звонка будильника до того, как заснете.
Пример:
7:00 – проснулся
7:05 – 7:10 – умывался
7:15-7:30 – завтракал
7:35-8:00 – добирался на работу
8:00-8:15 – беседовал с боссом…
Аудит ежедневного времени проводите на протяжении недели, потом проанализируйте, где есть хоть свободные 5 минут, затем объедините все пятиминутные промежутки и вы увидите, что час свободного времени у вас есть.
ГДЕ СОЗДАВАТЬ СПИСОК ЗАДАЧ НА ДЕНЬ
Существует множество приложений для эффективного и грамотного планирования, но в большинстве случаев они платные. К счастью, Google предоставляет нам свой бесплатный планер «Google Календарь». Здесь вы можете создавать планы на каждый день и устанавливать напоминания о каждом пункте со списка. Данное приложение могут установить как владельцы Android, так и владельцы iOS. Также Google Календарь доступен и для Windows.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Тайм-менеджмент включает в себя грамотное управление временем, способствует экономии временного ресурса и выполнению задач с минимальными затратами сил. Ставьте самые неприятные задачи первым пунктом в списке, фиксируйте количество потраченного времени и не забывайте про отдых.
Успехов!