Відповісти на це запитання мають самі державні службовці. І як тільки ми розібралися, як ми маємо працювати в нових для нас умовах, ми запропонували нашим колегам, державним службовцям з різних регіонів України, різних рівнів державних органів взяти участь в опитуванні щодо організації віддаленої роботи у державних органах.
Ми поставили собі за мету з’ясувати, наскільки людям комфортно, або ж ні, працювати дистанційно? Як вони оцінюють результати своєї роботи та організацію дистанційної роботи в їхніх державних органах? Чи не відчувають вони себе ізольованими?
Загалом, в опитуванні взяло участь 665 державних службовців, посади яких належать до категорій “В” (56,8%) і “Б” (43,2%), усіх рівнів державних органів. З них, біля 60 % перейшли на віддалений режим роботи, тому працюють з дому, або ж своє робоче місце відвідують відповідно до графіку чергувань. Тобто, так чи інакше, вони отримали можливість спробувати себе у віддаленій роботі. Цікаво те, що чим вищий рівень державного органу, тим більше державних службовців перейшло на віддалену роботу.
Звісно, нам важливо було зрозуміти, у який спосіб державні органи організували роботу в період карантину. Як виявилося, найбільш поширеними способами стали обмін електронними документами (70,1%), індивідуальне телефонне спілкування (63,5%), обмін повідомленнями шляхом застосування засобів телекомунікаційного зв’язку (62,6%) та листування (60,3%). 14,1% державних службовців обрали відповідь «Не здійснюється нічого», що наштовхує на роздуми.
Гарною ознакою є великий відсоток державних службовців, які зазначили, що перебувають у постійному контакті з колегами, а це 77,6%. Майже 62% державних службовців, відмітили, що отримують зворотний зв’язок щодо виконаної роботи. Проте викликає занепокоєння і те, що частина респондентів (19,3%) відчувають деяку ізоляцію від колективу, працюючи віддалено.
Також ми бачимо, що для комунікації більша половина державних службовців застосовує телефон, Viber, робочу та особисту електронну пошту. Водночас відсоток застосування засобів дистанційної організації роботи (Trello, Slack), організації онлайн-нарад (Skype, Zoom, Meet, Cisco Webex) залишаються критично низькими.
Таблиця 1
За результатами порівняння застосування засобів телекомунікаційного зв’язку між працівниками, що працюють у штатному режимі та віддалено не встановлено суттєвих відмінностей, проте один цікавий момент все ж можна відмітити. І хоча частка тих хто обрав відповідь «Не застосовує жодних» досить невелика, однак з тих, хто працює віддалено – це всього лиш 0,3% державних службовців, а от з тих, хто продовжив працювати в штатному режимі – 16,4%.
Ми з'ясували, що більше як половині державних службовців комфортно виконувати свої посадові обов’язки віддалено та їм вдається знаходити баланс між роботою у віддаленому режимі та особистим життям.
56% респондентів вважають, що мають всі матеріали та технічне обладнання для виконання роботи віддалено. 64% зазначили про те, що в підрозділі наявне систематичне планування роботи та контроль.
Прослідковується тенденція, що чим працівники старші за віком та мають більший стаж – тим більш негативно оцінюють особливості організації віддаленої роботи. Наприклад, вони більше схильні вважати, що недостатньо отримують інформації, відсутні необхідні матеріали та техніка для роботи, вважають що віддалено не ведеться систематичне планування та контроль та інше.
Ми помітили, що застосування такого способу, як спільна робота над документами онлайн впливає на оцінку працівниками віддаленої роботи колег. Тобто, чим менше здійснюється спільна робота над документами онлайн, тим більше працівники вважають, що колеги, які перейшли на віддалену роботу нічого не роблять.
Для нас важливим фактом є те, що досить велика частка державних службовців зазначили, що після того, як вони почали працювати віддалено, рівень їх мотивації підвищився, робота у віддаленому режимі стимулює їх розвиватися та навчатись.
Крім того, ми попросили державних службовців дати оцінку ефективності роботи їх структурних підрозділів та державних органів, а також як державні органи та держава зуміли забезпечити організацію роботи в умовах карантину. Ми бачимо, що загалом 70% державних службовців вважають, що рівень ефективності, якості та виконавської дисципліни їхнього структурного підрозділу та державного органу з часу переходу на віддалений режим загалом не змінився.
Більша половина респондентів вважають, що на рівні їхнього структурного підрозділу та на рівні їхнього державного органу достатньо вжито заходів для організації роботи у віддаленому режимі. Водночас 56% вважають, що на рівні держави таких заходів вжито недостатньо.
І один із найголовніших моментів цього дослідження є те, що 68% опитаних державних службовців зазначили, що і надалі хотіли б поєднувати віддалену роботу з очною, біля 20% - не хотіли б працювати віддалено та 12% - хотіли б перейти повністю на віддалений режим роботи.
Отож, що ми маємо в підсумку.
Прикро, але отримані результати змушують говорити про те, що не все так добре в «Данському королівстві». Держава та державні органи виявилися не готовими до нових умов дистанційної роботи. А багато керівників не зуміли забезпечили ефективного керівництва.
Варто згадати, що так чи інакше, відповідальність за результативність та ефективність роботи державного органу несуть всі його працівники. І для того, щоб запрацював новий інструмент, спростилась організація роботи, має бути ініціатива та згода усіх. І це розуміння, рано чи пізно, має прийти на державну службу.
А ось тут не все так просто. Хоча ми і отримали законодавче підґрунтя можливості встановлення віддаленого режиму роботи, або ж роботи на дому, проте механізму його застосування, який забезпечує рівний доступ до справедливих умов для всіх на державній службі – поки не напрацьовано.
Які подальші сценарії використання віддаленої роботи на державній службі?
І хоча могло б бути три сценарії розвитку подій, будучи оптимістом, озвучу лише два, які, так чи інакше, дають шанс віддаленій роботі на державній службі.
Перший передбачає, що на державній службі, після завершення карантину, залишать можливість віддаленої роботи у такому форматі, в якому є. Державні органи, на свій страх і ризик, вводитимуть посади, на яких державні службовці матимуть можливість перейти на віддалену роботу. Практика буде різною, в когось краща, в когось гірша. Звісно, це явище не набуде системності. Пам’ятаймо про корупційні ризики та невдоволених!
Другий сценарій передбачає, що у разі вдосконалення механізму віддаленої роботи, у державних органах з’явиться реальна можливість покращити свою ефективність. Звісно, на усунення усіх ризиків потрібно буде час та фахова роз’яснювальна робота, проте вже за цих умов можна буде прослідкувати збільшення кількості охочих скористатися можливістю впровадити на деякі посади гнучкі умови праці та віддалений режим роботи.
За будь-якого сценарію HR має пристосуватися до нових умов та потреб. Криза змушує шукати нові підходи до підвищення ефективності, іноді навіть експериментувати. Отож, залишається лише очікувати, коли на державній службі в повній мірі запрацюють віртуальні робочі місця і гнучка зайнятість, та у якому форматі будуть використані розвиток digital простору, автоматизація і цифровізація НR-процесів. А поки, можемо лише спостерігати, як розвиток організаційних соціальних мереж, можливості онлайн навчання у будь-якому місці та у будь-який час, розширення комунікації та взаємодії державних службовців змінюють державну службу.
Cьогодні м’яч опинився на полі тих, хто має повноваження змінювати правила гри. Подивимось, що буде далі. І чи буде?